ترفندهای کاربردی برای اسباب کشی اداری

اسباب کشی اداری زمین تا آسمان با اسباب کشی منزل فرق می کند. اینجا به جای ظرف و قابلمه، کابل و مداد و خودکار بسته بندی می کنید! خوشبختانه خبری از لباس نیست. در عوض هر گوشه پر از دستگاه های الکترونیکی شکننده و گران قیمت است، به علاوه ده ها میز و صندلی اداری که باید سالم به مقصد برسند. می دانیم حتی فکرش هم وحشتناک است. برای همین می خواهیم با این مقاله ذهن تان را مرتب کنیم تا بدانید که اسباب کشی اداری آن قدرها هم سخت نیست. ما این کار را با یک زمان بندی مشخص به شما آموزش خواهیم داد. همراه ما باشید.

6 ماه قبل از اسباب کشی اداری

· اجاره نامه فعلی را بررسی کنید. تعمیرات و تغییراتی که باید قبل از تحویل دفتر انجام دهید را پیدا کنید. اگر طی دوره اجاره، چراغی شکسته یا قسمتی از رنگ دیوار ریخته است، هرچه زودتر اقدام به تعمیر آنها کنید.

· یک تیم جابه جایی در دفتر تعیین کنید. تصمیم بگیرید چه کسانی باید در فرایند جابه جایی دخیل باشند. سپس وظایف مختلف اسباب کشی مانند بسته بندی اقلام، بازکردن بسته ها، سازماندهی جابه جایی و دکوراسیون دفتر جدید را به تیم مدیریت پروژه اثاث کشی محول کنید.

· بودجه بندی کنید. این بودجه تا رقم آخر مخارج جابه جایی را نشان نمی دهد و این کاملا طبیعی است اما خوب است بدانید بودجه کل جابه جایی تقریبا چقدر است و می توانید از کدام مخارج چشم پوشی کنید.

· درباره بیمه کردن اثاثیه تصمیم بگیرید. جایگزین کردن مبلمان اداری آسیب دیده چندان سخت و هزینه بردار نیست اما دفتر شما پر از تجهیزات الکترونیکی گران قیمت است که نمی توان به راحتی جایگزین شان کرد. البته بیشتر شرکت های باربری اقلام را قبل از انتقال، بیمه می کنند.

· درباره شرکت های باربری تحقیق کنید. بگردید و باتجربه ترین تیم باربری را استخدام کنید. یادتان باشد خدمات جابه جایی اداری با منازل مسکونی متفاوت است و شرکت موردنظر باید تجربه اسباب کشی بدون خسارت در محیط اداری را داشته باشد. حتی می توانید سراغ مجموعه های آنلاین بروید.

· فهرستی از اقدامات لازم تهیه کنید. از آنجا که کل کارکنان اداره در فرایند جابه جایی دخیل می شوند، این فهرست به ذهن شما نظم می دهد. تمام اقداماتی که باید در روزهای آینده انجام دهید را یادداشت کنید و یکی یکی تیک بزنید.

· جابه جایی را به کارمندان اعلام کنید. ابتدا با ایمیل و بعد در یک جلسه حضوری خبر جابه جایی را به گوش تمام کارمندان اداره برسانید و دلیل جابه جایی، آدرس و ویژگی های دفتر جدید و تاریخ جابه جایی را به آنها بگویید.

· از اثاثیه موجودی بگیرید. حتی اگر بودجه ای برای خرید اثاثیه نو ندارید، همیشه نمی توانید کل اثاثیه فعلی را در دفتر جدید بگنجانید. اقلام انتقالی را جدا کنید و فهرستی از آنها در اختیار کارکنان شرکت باربری بگذارید.

4 الی 3 ماه قبل از اسباب کشی

· تاریخ دقیق جابه جایی را مشخص و به کارمندان اعلام کنید. تا اینجا شرکت باربری موردنظر را انتخاب کرده و تعرفه آن را با سایر شرکت ها مقایسه کرده اید. حالا نوبت رزرو اثاث کشی آنلاین یا حضوری است. تاریخ جابه جایی را به کارمندان خبر دهید.

· برنامه حرکت را مشخص کنید. برنامه حرکت یعنی بدانید تلفن ها کی قطع شوند، میزها کی تمیز شوند، اینترنت دفتر جدید کی راه اندازی شود و غیره. با انتخاب چند سرگروه برای این وظایف، مسئولیت ها را به اعضای تیم جابه جایی واگذار کنید.

· به صاحب ملک فعلی اطلاع دهید. به محض اینکه تاریخ انتقال شرکت تأیید شد، به صاحبخانه فعلی یا مدیر ملک خود بگویید که چه زمانی قصد فسخ اجاره را دارید.

· تغییر آدرس اداره را به همه اطلاع دهید. آدرس جدید و اطلاعات تماس دفتر بعدی را به شرکا، مشتریان، فروشندگان و هر کس دیگری که با شما ارتباط تجاری دارد، بدهید. همه باید از نقل مکان شما آگاه باشند تا ارتباطشان قطع نشود.

· با شرکت اسباب کشی و باربری قرارداد ببندید. اگر شرکتی که برای بسته بندی اثاثیه استخدام کرده اید، خدمات جابه جایی و باربری ارائه نمی کند، حتما به دنبال تیم دیگری برای انتقال اثاثیه باشید. اگر اسباب کشی منزل یا اداره را از طریق پلتفرم های آنلاین انتخاب می کنید، می توانید از انواع خدمات مطمئن اثاث کشی در همین برنامه ها مطلع شوید.

· اثاثیه را جمع آوری کنید. با خرید لوازم بسته بندی شروع کنید. جعبه، برچسب، نوارچسب و قیچی اولین ملزومات اسباب کشی هستند. وسایل غیرضروری در هفته های آتی را داخل جعبه ها بگذارید و برچسب بزنید.

2 ماه قبل از اثاث کشی

· چیدمان اثاثیه را در فضای جدید برنامه ریزی کنید. به جای اینکه بعد از انتقال بسته ها بنشینید و درباره دکور دفتر جدید تصمیم بگیرید، از 2 ماه قبل به این فکر کنید که تجهیزات و مبلمان اداری کجا باشند و کارمندان کجا بنشینند.

· برای قطع، انتقال و راه اندازی مجدد خدمات اداره برنامه بریزید. راه اندازی اینترنت، نصب تلفن و خدمات برقی دفتر جدید بدون برنامه قبلی ممکن نیست.

· بسته بندی اصلی را آغاز کنید. دفتر جدید را تمیز کنید. کم کم تجهیزات و وسایلی که باید منتقل شوند را در جعبه ها بسته بندی کنید. یک ماه قبل از اسباب کشی اداری

· روی اثاثیه، تجهیزات و ملزومات اداری برچسب بزنید. این برچسب ها موقع باز کردن بسته ها کمکتان می کنند تا بدانید هر جعبه برای کدام بخش از اداره و کدام کارمند است. می توانید از برچسب های رنگی استفاده کنید یا با ماژیک روی کارتن ها بنویسید.

· از فایل ها و داده های اداره بک آپ بگیرید. این طوری حتی اگر در طول جابه جایی حادثه ای برای سیستم های کامپیوتری رخ دهد، اطلاعات حیاتی شرکت از بین نخواهد رفت.

· زمان رسیدن وانت بار را هماهنگ کنید. با مدیر ساختمان دفتر قبلی و دفتر جدید صحبت کنید و روز جابه جایی را خبر دهید تا لحظه بارگیری و تخلیه اثاثیه، محیط پارکینگ کاملا خلوت و آماده باشد.

· اقلام غیرضروری را خردخرد به دفتر جدید بروید. اگر فرصت دارید، اقلام غیرضروری که تاکنون بسته بندی کرده اید را خردخرد به دفتر جدید ببرید. با وسایلی مثل گل و گیاه و دفاتر بایگانی شروع کنید تا جابه جایی اصلی کمی سبک تر شود.

· به کارمندان بگویید لوازم شخصی خود را بسته بندی کنند. به کارکنان بگویید چه زمانی شروع به بسته بندی وسایل خود کنند و فرصت کافی برای انجام این کار را به آنها بدهید.

یک هفته قبل از اسباب کشی اداری

· آدرس اداره را به روز کنید. آدرس جدید را روی وب سایت شرکت، حساب های مالی، حساب رسانه های اجتماعی، اشتراک ها و فهرست های تجاری (مثل گوگل و دایرکتوری های محلی) به روز کنید. اکنون همه باید آدرس جدید اداره را داشته باشند.

· برنامه روز حرکت را با تیم جابه جایی مرور کنید. اتفاقات روز جابه جایی را با تیم وانت بار مرور کنید. اینکه چه کارهایی با چه ترتیبی انجام می شوند، وانت بار چه ساعتی می رسد، اول کدام اقلام بارگیری می شوند و چه کسی بر عملکرد کارگران نظارت می کند.

· مسئولیت وسایل الکترونیکی را خودتان برعهده بگیرید. طبق برنامه قبلی سیستم های کامپیوتری را از برق بکشید و آنها را برای انتقال آماده کنید. در صورت امکان مسئولیت جابه جایی این اقلام را برعهده کارکنان بخش فناوری اطلاعات بگذارید و به کارگران مجموعه اثاث کشی واگذار نکنید.

روز اثاث کشی

· کلیدهای کارمندان را جمع کنید. اکنون همه بسته ها آماده جابه جایی هستند و بعد از امروز کاری با این دفتر ندارید. کلید و کارت پارکینگ همه کارکنان را جمع کنید و به صاحب ملک برگردانید.

· در دفتر حضور داشته باشید تا تیم وانت بار برسند. یک نفر باید مسیر را به تیم خدمات جابه جایی نشان دهد، از آنها پذیرایی کند و به کار آنها نظم بدهد. حتی اگر جعبه ها برچسب دارند، خود شما هم حضور داشته باشید تا روی بارگیری کارتن لوازم شکستنی نظارت کنید.

· برای آخرین بار در دفتر قدم بزنید. بعد از آنکه وانت بار را راهی دفتر جدید کردید، در فضای دفتر قدیمی چشم بچرخانید و مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده باشد.